*Dış İlişkileri Ofisinin faaliyet alanları ile ilgili iş ve işlemlerden sorumludur.
*Değişim Programı Koordinatörleri ve/veya ofis personelleri ile yapılan toplantıların koordinasyonunu sağlamak
*Ofis’in programları, çalışmaları ve etkinlikleri hakkında yıllık rapor hazırlayıp ilgili Rektör Yardımcısına sunmak.
*Ofis çalışanları arasında eşgüdümü sağlamak, görev ve sorumluluklarını belirlemek.

*Web Sayfası ve Instagram hesabından ilan duyurusu yapmak,

*İlan sonuçları öğrencilere mail ile bildirmek,

*Uluslararası Öğrenci Alımlarında (lisans) Ödemelerini gerçekleştiren öğrencilerin (OBS) Öğrenci Bilgi Sistemine yeni kayıt için sistem üzerinden talepte bulunmak,

*Vize işlemleri için Kabul mektubu oluşturulup EBYS'de imzalandıktan sonra öğrencilere iletmek,
* Kaydı yapılan öğrencilerin Öğrenci kartları basılması için BYS üzerinden Kart basım talebi yapmak,
* Öğrenci kartları imza karşılığında öğrencilere teslim etmek,

* Öğrenci ikamet evraklarını toplamak,
* Öğrenci İkamet Alım dosyalarının İl Göç İdaresine tutanak ile teslim etmek ve Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına bildirim yapmak,
* Öğrenci İkamet İşlemlerinde İl Göç İdaresi Müdürlüğünün taleplerini ivedilikle yerine getirmek ve İl Göç İdaresine bilgi vermek,

* Eksik evrakları öğrencilerden talep edip İl Göç İdaresine iletmek,

* Öğrencileri parmak izi için İl Göç İdaresine Yönlendirmek,

* Öğrenci İkametleri konusunda Yükseköğretim Kurulu Başkanlığı Uluslararası İlişkiler Daire Başkanlığı tarafından yapılan online toplantılara katılmak, görüş ve önerileri sunmak,

* Öğrenci İkamet İşlemlerinde İl Göç İdaresi Müdürlüğü tarafından yapılan toplantılara katılmak, görüş ve önerileri sunmak,

* İkamet süreçleri hakkında  Sosyal Medya üzerinden bildirimler yapmak,

1- Taşınır Kayıt yetkilisi olarak birim ihtiyaçlarının Genel Sekreterlik Taşınır Kayıt Yetkilisine bildirerek kurum içinde temin edilebilmesi için EBYS’ den Taşınır Malzeme ve Hizmet Talep formunun düzenlenmesini sağlamak,
2- Mal ve Hizmet Talep Formuna kurum içinde temin edilen mal ve hizmetleri birim adına teslim almak ve muhafaza etmek,
3- Taşınır Kayıt yetkilisi olarak yapılacak tüm Mal alımlarında Satın alma TİF’lerini düzenlemek,
4- Taşınır Kayıt yetkilisi olarak yapılacak tüm Mal alımlarında Satın alma ödemeleri gerçekleştiğinde Özel Kalem Rektörlüğe Devir Etme TİF’lerini düzenlemek,
5- Taşınır Kayıt yetkilisi olarak yapılacak tüm Mal alımlarında Satın alma ödemeleri gerçekleştiğinde Özel Kalem Rektörlüğe Devir Etme edilen ürünlerin tüketim çıkışının yapılıp yapılmadığını takip etmek,

1- Dış İlişkiler Ofis Başkanlığı bünyesinde bulunan Erasmus+, Farabi, Mevlana ve Orhun Değişim Programlarının yıllık iş plan doğrultusunda Ofis Başkanlığının tüm mali işlemleri (ödeme ve satın alma) iş ve işlemlerini yürütmek,

2- Mal ve Hizmet satın alma iş ve işlemlerini ilgili Değişim Programları Yönetmelik, Yönerge ve El Kitaplarına istinaden yürütmek,

3- Mal ve Hizmet satın alınan mal veya malzemelerin kontrollerini yapmak, yanlış, kusurlu ya da eksik malzemeleri ilgili firmaya bildirmek ve düzeltilmesini sağlamak,

4- Mal ve Hizmet satın almalarda İlgili Değişim Programı kapsamında KDV İstisna Sertifikalarına göre süreci yönetmek,

5- İlgili Değişim Programı kapsamında yıllık olarak alımlara ilişkin IPA II Alım Bildirimlerini her yıl Ocak ayı ikinci haftasına kadar Gökdere Vergi Dairesine bildirim yapılması,

6- Mal ve Hizmet satın almalarda İlgili Değişim Programı kapsamında KDV İstisna tutarına göre Tedarik Sözleşmelerini hazırlamak,

7- Gerekli hallerde mal ve hizmet satın almak için Avans iş ve işlemlerini ilgili Değişim Programları Yönetmelik, Yönerge ve El Kitaplarına istinaden yürütmek,

8- İlgili Değişim Programlarına katılacak öğrenci-personel-akademisyenler için yapılan Dil Sınavı ücretlerini; ilgili Değişim Programı Seçme ve Değerlendirme Komisyonu Yönetim Kurulu Kararı, sınav yılına ait ÖSYM Sınav Görevlisi Ücretleri ve ödemenin yapılacağı yıla ait Gelir Vergisi Genel Tebliğine istinaden kontrolleri yaparak ödemeyi yapmak,

9- İlgili Değişim Programlarınca konsorsiyum yapılması durumunda, Yükseköğretim Hareketlilik Konsorsiyum Protokolüne istinaden Transfer Harcamalarını yapmak,

10- İlgili Değişim Programlarınca Eğitim Alma-Ders Verme-Staj-Öğrenim Hareketliği olması durumunda Hibe Sözleşmesi kapsamında Yolluk ödemelerini yapmak,

11- İlgili Değişim Programlarınca Yolluk Ödemeleri iş ve işlemlerini ilgili Değişim Programları Yönetmelik, Yönerge ve El Kitaplarına istinaden yürütmek, 

12- Orhun Kurum Koordinatörlüğü Yönetim Kurulu gündem ve karar süreçlerini takip etmek, gerekli yazışma ve veri girişlerini yürütmek,

* 

*Avrupa Eğitim ve Gençlik Programları Erasmus+ kapsamında üniversiteyi temsil etmek ve el kitabına dayanarak iş ve işlemlerini yürütmek,
*Free Mover ve diğer uluslararası değişim/hareketlilik programları için de koordinatörlük görevini yürütmek,
*Erasmus+ Programı kapsamında yer alan çeşitli faaliyetler, bu yönergede düzenleme bulunmadığı takdirde T.C. Avrupa Birliği Bakanlığı AB Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı Türkiye Ulusal Ajansının ilgili faaliyet alanı mevzuatına göre yürütülür.

Kurum Koordinatörü ve Görevleri

1- Erasmus programı çerçevesinde yurtdışındaki yükseköğrenim kurumları ile yapılan işbirliği anlaşmalarının metin örnekleri ve protokollerinin hazırlık ve yürütme çalışmalarını yapmak,
2- Erasmus programı çerçevesinde gerçekleşen öğrenci ve personel hareketliliğinde ilan ve seçim aşamasından hareketliliğin organizasyon takibi ve sonuçlandırılmasına kadar tüm işlerin koordinasyonunu ve yürütülmesini sağlamak. Yurtdışına giden öğrenci ve personelin hareketliliği için gerekli işlemlerin gerçekleştirilmesini sağlamak, resmi yazıları hazırlamak, kişileri yönlendirmek ve yol göstermek,
3- Erasmus programı çerçevesinde üniversiteye gelen yabancı öğrencilerin ve personelin her türlü başvuru, kabul, karşılama, barınma/yerleştirme vb. işlemlerini yürütmek ve takibini yapmak. Bu öğrencilerin ve personelin Üniversite’ye ve çevreye uyumunu sağlamak için tanıtım programları da dahil olmak üzere programlar yapıp yürütmek ve faaliyetler düzenlemek; bu öğrencilerin ve personelin üniversitedeki çalışmalarını kolaylaştırmak için gerekli stratejiyi saptayıp uygulanmasında katkı sağlamak,
4- Erasmus programı ile ilgili ulusal ve uluslararası eğitim, fuar, konferans, seminer, vb. aktivitelerde üniversitenin temsilinde destek olmak,
5- Koordinatörü olduğu Erasmus programıyla ilgili olarak Dış İlişkiler Ofisi Başkanı ile eşgüdüm halinde çalışmak,
6- Üniversite genelinde Erasmus programıyla ilgili eşgüdümü sağlamak,

Erasmus Fakülte/Yüksekokul Koordinatörü ve Görevleri

1- Dış İlişkiler Ofisi ile fakülte/yüksekokul arasındaki koordinasyonu sağlamak,
2- Bölüm koordinatörleri ve Dış İlişkiler Ofisi arasında bilgi akışını sağlamak,
3- Dış İlişkiler Ofisinde hareketlilik faaliyetlerinin sağlıklı yürümesine birimi adına destek vermek,
4- Yeni ikili anlaşmalar yapmak ve bölüm koordinatörleri ile bölüm öğretim elemanlarını bu konuda teşvik etmek
5- Erasmus programı hareketlilik başvuruları için DİO tarafından yapılan ilanları ve seçim sonuçlarını birimlerinde duyurmak,
6- Erasmus programı kapsamında hareketlilik faaliyetini tamamlayan öğrencilerin dönüş yaptıktan sonra akademik tanınma/ders saydırma işlemlerinin yapılmasında bölüm koordinatörüne destek olmak,
7- Erasmus programı kapsamında gelen öğrencilerin akademik oryantasyonu, ders seçimi, eğitimlerinin takibi ve transkriptlerinin hazırlanmasında destek olmak,
8- Gelen öğrenciler için gerektiğinde ders açılması işlemlerini takip etmek,
9- Erasmus programı kapsamında gelen akademik personelin akademik ihtiyaçlarını karşılamak, ders verme süreçlerinin programlarını yönetmek ve birimde misafir etmek,
10- AKTS ve hareketliliğin sağlıklı yürütülmesine yönelik çalışmalar kapsamında yapılacak müfredat düzenlemelerine doğrudan katılmak,
11- Erasmus programı ile ilgili gelişmeleri ve alınan kararları bölüm koordinatörlerine iletmek,
12- Bölüm koordinatörleri arasında eşgüdümü sağlamak ve alınan kararları uygulamak.

1- Erasmus programı ile ilgili gelişmeleri ve alınan kararları enstitü anabilim dalı koordinatörlerine iletmek,
2- Enstitü anabilim dalı koordinatörleri arasında eşgüdümü sağlamak ve alınan kararları uygulamak.

Erasmus Bölüm/Enstitü Anabilim Dalı (EABD) Koordinatörü ve Görevleri
1- Dış İlişkiler Ofisine hareketlilik faaliyetlerinin sağlıklı yürümesine bölümü/EABD’si adına destek vermek,
2- Kurumlar arası anlaşmaları düzenlemek ve yürütmek,
3- Erasmus programını bölüm/EABD öğrenci ve öğretim elemanlarına tanıtmak, öğrencileri yönlendirmek ve bilgi taleplerine mutlaka karşılık vermek,
4- Erasmus programı hareketlilik başvuruları için Koordinatörlük tarafından yapılan ilanları ve seçim sonuçlarını bölümlerinde/EABD’ de duyurmak,
5- Erasmus programı kapsamında giden öğrencilerin başvuru süreçlerinin takibinde Koordinatörlüğe doğrudan destek olmak,
6- Erasmus programı kapsamında giden öğrenciyle birlikte alınacak dersleri seçmek ve Öğrenim Anlaşması’nı hazırlamak,
7- Erasmus programı kapsamında giden öğrenci ile birlikte Akademik Eşdeğerlik Formu’nu hazırlamak,
8- Erasmus programı kapsamında yapılan hareketlilik faaliyeti esnasında öğrencinin seçtiği derslerde değişlik yapılması gerektiğinde Öğrenim Anlaşması’nda değişiklik yapmak ve Akademik Eşdeğerlik Ders Değiştirme Belgesi’ni hazırlamak,
9- Hareketlilik faaliyeti sürerken, yurtdışındaki öğrencilerin akademik sıkıntıları olduğunda destek olmak,
10- Erasmus programı kapsamında yapılan hareketlilik faaliyetini tamamlayan öğrencilerin dönüş yaptıktan sonra akademik tanınma/ders saydırma işlemlerini yapmak, Akademik Tanınma Belgesi’ni hazırlamak,
11- Erasmus programı yoluyla yurt dışından gelen öğrencilerin akademik oryantasyonu, ders seçimi, eğitimlerinin takibi ve transkriptlerinin hazırlanmasında destek olmak,
12- Yurt dışından gelip öğrenimini tamamlayan öğrencilerin not döküm çizelgesini hazırlamak,
13- Bölümdeki/EABD’deki öğretim elemanlarını gelişmelerden haberdar etmek.

Kurum Koordinasyon Ofisinin Görevleri
1- Erasmus programı çerçevesinde yurtdışındaki yükseköğrenim kurumları ile yapılan işbirliği anlaşmalarının metin örnekleri ve protokollerinin hazırlık ve yürütme çalışmalarını yapmak,
2- Erasmus programı çerçevesinde gerçekleşen öğrenci ve personel hareketliliğinde ilan ve seçim aşamasından hareketliliğin organizasyon takibi ve sonuçlandırılmasına kadar tüm işlerin koordinasyonunu ve yürütülmesini sağlamak. Yurtdışına giden öğrenci ve personelin hareketliliği için gerekli işlemlerin gerçekleştirilmesini sağlamak, resmi yazıları hazırlamak, kişileri yönlendirmek ve yol göstermek,
3- Erasmus programı çerçevesinde üniversiteye gelen yabancı öğrencilerin ve personelin her türlü başvuru, kabul, karşılama, barınma/yerleştirme vb. işlemlerini yürütmek ve takibini yapmak. Bu öğrencilerin ve personelin Üniversite’ye ve çevreye uyumunu sağlamak için tanıtım programları da dahil olmak üzere programlar yapıp yürütmek ve faaliyetler düzenlemek; bu öğrencilerin ve personelin üniversitedeki çalışmalarını kolaylaştırmak için gerekli stratejiyi saptayıp uygulanmasında katkı sağlamak,
4- Erasmus programı ile ilgili ulusal ve uluslararası eğitim, fuar, konferans, seminer, vb. aktivitelerde üniversitenin temsilinde destek olmak,
5- Erasmus programı çerçevesinde gitmek üzere başvuran öğrenci ve öğretim üyelerinin başvurularını alarak Dönem Başkanlığı’na ve Üniversite Rektörlüğü tarafından öğrenci ve öğretim üyesi başvurularının nihai değerlendirmesini yapmak üzere oluşturulan Orhun Değerlendirme Komisyonu’na iletmek, ilgili kontenjanlar dâhilinde seçimlerinin takibini sağlamak,
6- Erasmus programı çerçevesinde gelmek üzere başvuran öğrenci ve öğretim üyelerinin başvurularının Dönem Başkanlığı ve Erasmus Değerlendirme Komisyonu tarafından ilgili kontenjanlar dâhilinde seçimlerinin yapılmasını takip etmek,
7- Üniversiteye Protokol çerçevesinde gelen değişim öğrencileri ile öğretim üyelerinin kayıtlarını tutmak ve bölümler ile olan koordinasyonunu sağlamak,
8- Gitmek üzere seçilen öğrencilerin ve öğretim üyelerinin idari işlemlerini yürütmek,
9- Erasmus programı’ na ilişkin tüm bilgi, belge ve dokümanları kayıt altına almak ve saklamak,
10- İlgili Koordinatörler, Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı, Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı ve Uluslararası İlişkiler Ofisi ile iletişim ve eşgüdüm içinde çalışmak.

1- Orhun Değişim Programı çerçevesinde gitmek üzere başvuran öğrenci ve öğretim üyelerinin başvurularını alarak Dönem Başkanlığı’na ve Üniversite Rektörlüğü tarafından öğrenci ve öğretim üyesi başvurularının nihai değerlendirmesini yapmak üzere oluşturulan Orhun Değerlendirme Komisyonu’na iletmek, ilgili kontenjanlar dâhilinde seçimlerinin takibini sağlamak,
2- Orhun Değişim Programı çerçevesinde gelmek üzere başvuran öğrenci ve öğretim üyelerinin başvurularının Dönem Başkanlığı ve Orhun Değerlendirme Komisyonu tarafından ilgili kontenjanlar dâhilinde seçimlerinin yapılmasını takip etmek,
3- Üniversiteye Protokol çerçevesinde gelen değişim öğrencileri ile öğretim üyelerinin kayıtlarını tutmak ve bölümler ile olan koordinasyonunu sağlamak,

4- Gitmek üzere seçilen öğrencilerin ve öğretim üyelerinin idari işlemlerini yürütmek,
5- Orhun Değişim Programı’na ilişkin tüm bilgi, belge ve dokümanları kayıt altına almak ve saklamak,
6- İlgili Koordinatörler, Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı, Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı ve Uluslararası İlişkiler Ofisi ile iletişim ve eşgüdüm içinde çalışmak.

Free Mover Değişim Programı

*
*
*

*
*
*

*
*
*

*
*
*